在《汉语词典》中，交流有如下界说：
交流本指开沟以使两水相通。后用以泛指使两方相通连，也指疏通相互的定见。
交流是通过必定的载体将思维、信息和情感在人与人之间进行传递或交流的进程，集体间的交流最终也会落到人身上。 闻名组织办理学家巴纳德认为「交流是把一个组织中的成员联络在一同，以完成一同方针的手法」，没有交流，就没有办理。
交流不良几乎是每个企业都存在的问题，企业的组织越是杂乱，层级越多，其交流就越发困难。 一线的许多定见在上传进程中，被层层过滤掉了；高层的抉择方案传达，在落到一线同学时或许表述彻底不一样了。 交流在组织中的首要效果是上传下达，彼此和谐，以维系组织存在，保持和加强组织纽带，发明和维护组织文明，进步组织功率。
1 交流的基本组成
交流由四个要素组成：交流意图、交流方针、交流内容和交流办法。 这四个要素是相得益彰的关系，缺一不行。这四个要素答复了四个问题，为什么要交流；和谁交流；交流什么；怎样交流。
- 交流意图：是指交流开端前需求弄清楚交流的方针是什么，任何交流都需求有一个方针，假如没有方针，也就不需求交流了。
- 交流方针：明晰需求交流的方针是谁，布景，身份，人物等等，在《官场现形记》第 38 回：“第二要嘴巴会说，见人说人话，见鬼说鬼话，见了官场说官场上的话，见了生意人说生意场中的话。”，这也是明晰交流方针，根据交流方针承认后续的交流办法。
- 交流内容：是指在交流中出现的内容，包含思维、信息和情感，在交流之前交流的内容需求做充沛的预备，假如交流内容预备缺乏，或许会导致交流的失利。
- 交流办法：交流办法是指咱们交流内容的传递办法或许说途径，常见的有当面聊天、邮件、会议、刊物、报告、讲演等等。
交流从种类上来分，能够分为言语交流或非言语交流、口头交流和书面交流、正式交流和非正式交流，向上交流、向下交流和平级交流等。
- 言语交流或非言语交流是从交流的载体来区别，言语交流包含书面交流和口头交流，非言语交流包含面部表情，身体言语等；
- 口头交流和书面交流是从言语的载体来区别，口头交流有会议、面谈、讲演、电话等，书面交流有电子邮件、信函、刊物（电子和非电子）、报表、通讯录等传递书面文字的手法。口头交流的特点是快速传递和反应，可是或许传递进程中会失真，书面交流更偏向于单向交流、一般会短少反应且耗时较多。
- 正式交流和非正式交流更多的是在组织层面，通过是否具有体系性和结构性来区别。正式交流是从组织所规定的路线和程序进行信息的传递和交流，如组织间的信函、内部的文件、汇报、会议等等；非正式交流一般是线下的一些闲聊、喝酒时的吹牛以及一些小道音讯等。
- 向上交流、向下交流和平级交流，这儿首要是以组织层级间交流的方针为区别，以方向表述方针集体。向上交流一般是指向你的老板交流，即所谓的下情上达；向下交流是指向你的部属交流，即所谓的上情下达；平级交流是指横向的交流，如一些平级的部分担任人之间的交流，以交代定见，互助互赢为主。
2 交流的步骤
2.1 交流预备
在办理上执行一个动作或许做某个作业需求有意图，不要做无效的办理。就交流而言，第一是要明晰交流的方针。 结合团队战略方针，将交流方针融入战略方针中，根据此开展交流内容和交流方针的预备，以减少不必要的交流事项，下降交流时刻本钱和人力本钱，毕竟任何动作都会有本钱。
许多时分，交流的当事人并没有十分明晰的方针，只要一个大约的逻辑，方针很含糊。在这样的状况下进行交流，比较简单构成紊乱和无效交流。所以，技能办理者作为交流的主体，就有必要先帮助当事人建立明晰的方针
在承认方针的基础上，咱们需求正式就具体的交流做好预备，一般包含：
- 交流方针，了解交流方针的个人材料，如身份，工种、学历、作业阅历、所担任项目，以及一些简略的家庭状况等；
- 交流内容，交流的信息，需求承认这些信息的正确性和充沛性，如一些好的问题，一些支撑的数据；
- 交流途径，根据交流的意图和内容，承认交流的途径，比方一些宣导的交流，或许群发邮件就能够了，或许一些需求及时反应，需求看到人非言语表述的交流则需求当面聊天等。
交流内容和交流方针强相关，比方一线开发或许预备的交流内容是具体的作业方案，具体的方针，对老板的交流或许是技能方向的规划，阶段性成果以及一些办理思路等等。
预备好交流后下一步是执行交流。
2.2 交流进程
交流进程本质上是一个信息传输的进程，信息传输的模型如下所示：
交流进程中主体是发送者、接纳者和途径，首要操作是编码、传输和解码。
发送者：交流的发起者，本次信息传输的主导者； 编码：收拾信息，以自己的了解和技能把信息、思维与情感等内容用相应的言语、文字、图形或其他非言语方法表达出来的进程； 途径：信息传输的载体，常见的途径包含：言语、电话、文档、传真、电子邮件、各种 IM 东西等； 解码：接纳者对所获取的信息的了解进程； 接纳者：信息接纳者、信息到达的客体，或许是一个人也或许是一群人，也或许没有人。
如咱们想给比较多人的讲一个作业，一种性价比比较高的办法便是写文档或电子邮件发给这些人看，这个写文档/邮件，发给接纳者阅读并了解整个文档的进程便是一次信息传输的进程，也便是一次交流的进程。
在信息传输进程中，有较多的噪声会影响整个传输的效果，比方咱们方才说的写文档，编码的进程便是咱们将主意、思维和逻辑转化成文档的进程，而每个人写文档的才干，关于问题的了解不一样，然后写出来的文档良莠不齐，这儿的差异便是咱们编码中的一种噪声。
在言语交流进程中，除了讲，还要听，做相互的倾听者，交流进程中随时调整交流的办法和方向，以求到达沟而相通的意图。 从信息传输的模型来看，这儿的倾听其实便是为了更好的解码，更好的接纳传递过来的信息，而调整交流的办法和方向是为了优化编码的办法，以适配对方的解码逻辑。 汉字其实很形象地表述了听的逻辑，听的繁体字写法是「聴」，拆开来看，它要求咱们听的时分要用耳朵、眼睛和心来聆听，这样你才干准确地了解他人的意思。而简体字的「听」拆开是「口」和「斤」，这似乎在告知咱们现代人听不再用耳朵, 而用的是「口」， 而且是根据对方的「斤」两来决定到底听仍是不听。
特甭说一点，技能办理者在与部属交流进程中，需求不断地添加交流的或许性，引导部属的主意和方针，以相等的情绪，梳理逻辑，让交流状况从紊乱变为明晰，然后到达交流的意图。
2.3 交流回忆
交流完结后，需求对交流做一些回忆，以查验和稳固交流的效果。交流回忆包含两部分，交流中问题和待办的跟进和交流效果的查验
在一次交流进程中，或许会有一些事项需求交流后再来承认或完结，针对这些事项需求明晰具体的执行人和完结时刻。 关于一个组织而言，应该要有一个统一的当地或一个体系来跟进这些使命，看是否完结或到达预期。如常见的项目办理东西或许在一些文档体系中以使命列表的办法集中起来，不定时查看。
交流回忆在整个交流中是十分重要的一个环节，不管交流前的预备有多么的充足，交流中的交流有多么顺利和精彩，没有跟进和效果的交流就等于没有交流。
2.4 常见问题
在整个交流进程中有一些问题咱们或许会遇到比较多：
- 没有方针，为了交流而交流，如一些会议，咱们都在开会，可是不知道为什么要开，只是有人叫我开会了，就去了；
- 交流预备缺乏，前期只是预备了一些不置可否的材料，这就构成了在交流的进程中无法正确地运用材料，也无法让材料帮助交流，比方一次会议中，会议前没有预备好会议相关的材料，会上或许咱们就漫无意图的在聊了，最终也没有定论；
- 没有规矩，交流中的信息过于冗杂，交流方针承认之后，在交流进程中对用到的信息进行收集、筛选，与交流主题无关的信息要尽量屏蔽；
- 不说人话，没有从接纳者的视点来交流，当交流的主题涉及专业领域，先注意弄清楚对方的实际水平以及专业状况，不要盲目地运用太多的专业术语，以免构成交流进程中的歧义；
- 交流情绪消极，交流是两边的作业，假如有一方的情绪不积极，很简单构成交流不畅，甚至是无效交流。除此之外，不倾听、不提问，以及一味执着于自己的观念也是另一种消极状况。
3 构建正式的内部交流机制
在一个组织的内部交流中，交流两边存在着一同利益，以及一致的方针，所以只需交流机制没有问题，就很简单达到一致。
构建正式交流机制是为了保证内部交流在正式环境中，能够顺利而有效地交流。例如，内部的周会、月会、年会，以及各种内部的正规会议和评论中，规范内部的方针、作业方案，以及合理化主张的途径，并且有十分明晰的奖罚制度。一个完善的正式交流机制有如下好处：
- 建立起很好的下情上达，上情下达的交流途径，让内部的每一个人都知道，该怎样有效地将自己的合理化主张落地；
- 让每一个人都能够在内部正式的交流中，发挥出自己的专长和优势，然后提升个人的归属感和作业热心；
- 避免办理者无法抉择方案，或许抉择方案失误的产生。
3.1 构建会议机制
在企业内，会议是一些人有组织、有领导地为了某种意图而进行评论和协商的聚会。 不管是大会仍是小会，开会的意图都是为了通过评论处理某个问题或做出某项抉择。一个高效有序的会议，不只能够提升作业功率，还能增强职工的参与感和发明力。
开会的最佳意义在于评论和互动。只要在你真正需求参会人员之间的互动，需求咱们分享相互的定见和常识，并最终构成一项抉择的时分，才有开会的必要。
以下是咱们常见的几种会议类型。
3.1.1 办理例会
所谓例会，都应有相对明晰的主题，相对固定的参会人员，相对结构化的会议流程。 办理例会是办理者组织的由办理者及其下一级参与的会议，其首要有如下意图：
- 固化办理正式交流机制；
- 上情下达，同步公司级或上级最近方向、信息和抉择方案；
- 添加组织成员之间的交流交流，知道咱们都在做什么；
- 拉齐咱们的认知，承认一同的方针和行动方向，到达团队的一致性；
- 和谐资源，看看有没有什么需求彼此支援和彼此协作的；
- 齐心协力，抉择方案当时等级组织的大型事项；
- 添加组织成员的归属感和人物感。
办理例会能够在各级组织举行，尽量办理者和其直接部属来开，跨多级或许会出现跨级办理的问题。
明晰了会议意图，下一步咱们需求明晰会议内容。会议内容因为企业的不同，组织层级的不同，团队规模的不同，交流的内容差异较大，这儿咱们抽象一下，以问题的方法，列出一些惯例的交流内容。
- 组织的方向是什么？
- 公司有什么音讯？
- 最近都干了些什么？
- 组织内有什么问题？有什么需求和谐、交流处理的？
- 咱们想改动什么？怎样改动？
3.1.2 项目晨会
项目晨会归于开展会议的一种，其首要效果如下：
- 同步大的开展；
- 露出风险；
- 和谐资源；
- 团队典礼感，让咱们觉得是在一同做作业；
项目晨会和办理例会不同，会议中人物除了组织者和参与者，或许还有模块组织者，特别是一些大的项目团队。各自的责任如下：
- 组织者：组织晨会，记载会议的进程和抉择；
- 模块组织者：预备模块的会议文档，同步开展和风险；
- 参与者：担任对齐自己所担任模块的开展并露出风险，有需求和谐的在会上提出来。
因为项目中的作业比较多且杂，不或许一个个细项都在晨会上讲和评论，咱们需求有一些准则来控制会议，让整个交流更高效。会议准则如下：
- 充沛的预备；
- 交流开展，快速过，不评论具体作业；
- 发现问题，不处理杂乱问题。简略的组内和谐问题，当即处理；杂乱的问题，假如涉及组外和谐，给出简略的准则和主张，会后处理并同步开展；
3.1.3 需求规划/评审会
需求规划会一般存在于有杰出的需求迭代节奏的组织，其组织内有方案的关于需求进行规划，评审，然后进入迭代，开发测验并交付。
这儿的需求规划是指需求现已在产品内部评审过，立刻要进入迭代，研制同学关于产品需求的技能合理性、事务价值进行评审的进程。
需求规划会首要的效果说得直白一点便是卡需求，为什么要卡呢？这并不是为了难为产品同学，而是因为需求一旦进入研制阶段，整个作业的投入本钱就会急剧添加，假如不合理的需求，或许价值不大的需求占用了较多的资源，或许会导致其它重要或许价值更大的需求的资源变少。技能办理者为了让整个技能团队的 ROI 更高，为了后续研制效能，在需求规划会上评估需求需求看以下一些项：
- 需求文档是否预备好，实际中需求文档没写清楚的大有人在，一个作业没有写清楚，表明还没有想清楚，此刻不适合投入资源；
- 技能上是否具有可行性，需求评估需求在完成层面的难度，关于一些技能难度高，可是事务价值低的需求主张会后再讨论；
- 依靠项是否预备好，如一些外部依靠，前置依靠等；
- 是否有较好的事务价值，需求有数据支撑，或许直接说明这便是一个试验性质的。
项目办理进程中除了项目晨会、需求规划会还有迭代回忆会，项目总结会，项目问题处理会等等，这些会议的意图都是为了项目进程去发现问题，处理问题，在项目完毕后总结问题，提炼问题为下次项目做预备。
3.2 构建定时当面交流机制
在会议之外，咱们还需求构建定时的当面交流以补充会议机制中短少的一些内容，如一些人文关怀，一些需求深入了解和聊聊的点。
3.2.1 1v1 交流
每个技能同学都期望得到辅导，期望有人告知他方向在哪里，有哪些能够提升的当地，期望在和上司的讨论中有所受益。
在 1v1 交流前咱们根据前面的交流逻辑，要针对交流方针、交流方针、交流内容做好预备，咱们能够从 HR 那里拿到关于交流方针的基本信息，把这个基础上，预备一个交流记载表，记载表大约结构如下：
| 名字 | 岗位 | 面谈时刻 | 持续时刻 | 面谈方针和记载 | 下一步方案 |
|---|---|---|---|---|---|
| 张三 | 前端 | 2022/2/10 | 30 min | 1. 重视当时前端技能， 2. 最近正在对跨端架构做深入了解，3. 有一些办理预期 | 调查，适当给予带小团队机会 |
面谈方针和记载将方针和记载放一同是因为两者是一个进程，在面谈开端前办理者先把方针和问题记下来，然后在面谈进程中会有一些输入，根据这些输入承认方针是否达到或问题是否处理。
在 1v1 交流中，办理者更多的站在一个帮助者的视点，相等的交流，从对方的视点来发现问题，处理问题。重视其日常状况，个人生长，职业开展、家庭状况和身心健康。
在 1v1 交流中有一个简略的 GROW 教练模型，如下：
- Goal: 方针，把时刻轴拉长了看，你要到达什么样的方针，首要是从职业开展、个人生长等方向；
- Reality: 现状，根据上面的方针，现况是怎样的；
- Options: 挑选，仍是根据上面的方针，现在有哪些办法能够达到，他人是怎样做的；
- Will: 意愿，你打算怎样做，有没有方案，或许说想做什么样的方案，长线的，短线的。
1v1 交流在办理作业中是常见的一种交流办法，当一个技能办理者到一个新的团队，需求和这个团队的每个成员聊聊，假如团队太大，能够考虑往下两到三级，至少要两级。初度的 1v1 交流首要是为了认识一下，了解一下。在初度 1v1 交流后，关于下级或中心的同学需求保持固定频率的 1v1 交流，固定的 1v1 交流为作业交流，开展同步，方案跟进交流为主。
3.2.2 定时组织交流
在个人交流的基础上，组织层面的当面交流也是十分重要的一环节。 组织的当面交流其实也是会议的一种，这儿单独拎出来是为了着重这种交流办法。 和惯例的会议不一样，其首要是为了交流，像茶话会，闭门会议、座谈会之类的，其着重杰出交流，能够没有定论。
3.3 构建周报机制
从组织的视点来看，周报是组织流程化办理的一部分，是正式交流地一种手法或办法，其意图是为了更好的向下办理和向上反应。作为办理者能够通过周报了解一线的状况，如项意图开展，作业的动向；作为普通职工能够通过周报体系性地表述一线的状况。
从个人生长的视点来看，周报是个人反思生长的载体，是自我办理的一种办法，其中心逻辑是：在曩昔一周你的时刻花在了哪里，处理了什么问题，进程中有什么思考，个人有哪些生长。
周报在我之前的文章中有细讲，能够看看: 聊聊周报-团队办理和自我办理的利器
这儿要点提一下，谁来写周报，每个人都要写，特别是办理者，通过写周报了解组织内产生的作业及开展，发现组织内本周的问题。
3.4 构建内部文档交流机制
周报需求有当地承载，其承载的当地或许是某个 IM 平台的附带插件体系，或许某个文档体系，甚至是邮件。其中文档体系是一个相对体系化的当地，除了周报这种进程性的文档，一些结果类，规范类的文档也能够统一同来。
内部文档交流机制咱们常常称之为常识平台，常识库。一般会有两个首要的效果：
- 沉积常识和历史经验，如规范，流程，规范，事务常识等；
- 通过文档来传递书面的信息，让沉积的常识、规范，规划通过文档让更多的人知道，或许一些进程性的文档统一同来，让咱们更体系性的传输书面的信息。
一个较完善的内部文档交流机制需求答复以下问题：
3.4.1 文档放哪里？
文档放哪里首要是指文档的载体是什么？各家公司各有不同，有些是用的类似于飞书之类的云上文档，有些用的是开源 WIKI 体系或许在开源体系上优化后的版本，有些是自主研制的体系，最终是要把一切的文档以体系化的办法全部办理起来。当然，也有直接弄个同享盘，咱们一同运用的。
3.4.2 文档怎样放？
文档寄存的规矩是什么？假如是一个 WIKi 体系，或许有类似于文档空间概念的体系，能够有如下规矩：
- 进程性文档放所在组织结构空间，当组织结构改变时，进程性文档跟着改变，以改变应对改变；
- 结果性文档或许说沉积的文档，如规范、规范、历史事端等放各技能通道这种更固化或许说更抽象的表述空间下，以不变就万变。
3.4.3 怎样快速找到需求的文档？
这个问题从技能的视点立刻能想到的两个词语是：索引和搜索，也便是当年的雅虎和现在的谷歌。
关于索引，咱们能够人工设定规矩，比方哪些类型的文档放什么空间下，如方才所说的进程性的文档放组织结构空间下。这儿或许需求更细化一些，如周报放哪些、规划文档放哪里，技能文档放哪里，这些都用规矩明晰出来，构成索引，在组织内宣导，构成既定的认知。
关于搜索，咱们更多的是依靠于所运用的体系，而现在各家公司内部运用的自己建立的体系，纯大部分的搜索都是归于「又不是不能用」的状况。与此对应的，如飞书，其搜索才干就好许多。
3.4.4 怎样让有价值的文档让更多的人看到？
这是一个很难的问题，现在没有人能很好的处理，归于内容运营的领域，从技能完成的视点来看，便是怎样引荐有价值的文档，那么这儿需求先界说什么是有价值，更多是多少？我也没有答案，现在能看到的是仍是人工介入，构成类似于周刊，月刊之类的机制，以引荐有价值的文档。
3.5 其它
除了以上的 4 种正式交流机制以外，咱们常见的还有汇报机制、公文机制、备忘录机制等等，这儿就不具体展开了。
内部正式交流机制的建造不是一个一蹴而就的进程，需求不断进步和迭代，需求内部一切人员一同努力和不断摸索前进。
在构建进程中，咱们或许会遇到交流不畅的状况，甚至会遇到各种意想不到的对立或许针对，此刻咱们不能抛弃构建，也不能抛弃交流。作为一个办理者有必要正视内部正式交流不良的现象，积极面对，及时地处理构建进程中或许出现的问题。
4 构建非正式交流机制
在正式交流机制的基础上，咱们还需求一些不那么正式的交流机制，以补全整个交流机制。
4.1 IM 群
跟着信息化的开展，即时通信东西开展迅猛，像微信、企业微信、钉钉等都成了咱们作业中交流交流的首要手法之一。 尽管 IM 有聊天记载等功能，可是作为一个组织的正式交流机制却是有所欠缺的。
可是咱们能够根据 IM 做一些非正式的交流机制，如组成群，不同的集体组不同的群，以到达部分交流的意图。 而作为一个技能办理者应该怎样拉这些群呢？有一些惯例逻辑：
- 部分大群，全员大群，首要用于音讯告诉，周报、请假等信息同步，用作信息同步之用；
- 办理干部群，首要成员是团队的 Leader，首要是用于办理干部的作业组织和讨论；
- 中心骨干群，首要成员包含办理干部群和各事务模块的担任人，有两个作业，一个是建立中心骨干同学的中心骨干方位感，另一个是骨干同学的作业组织和信息交流；
- 项目群/专项群，具有时效性，某个项目暂时拉起的群，项目完结就闭幕；
- 问题处理群，更短时效的群，首要是针对一些紧急线上问题等需求快速拉齐信息，快速处理问题的场景；
- 会议群，短时效的群，首要是针对一些会议的群，包含一些会议的预备，进程中的信息同步，以及会后的交流等；
养成事事有交代的习气，比方请假或度假之类不在公司的状况，能够在大群同步一下，让咱们知道你度假了，你手上的作业谁来对接，怎样联络到你，大约格式如下：
卡神 7.25 ~ 7.27 度假，作业交代给 XXX（或许作业不交代），不定时查看钉钉，急事电联：134XXXXXXXXX
以上这个示例也有同学问了，我能够在钉钉上设置状况，为什么要再在群里发一往遍呢？ 这两个操作本质上不同的，一个是主动反应，告知咱们你的状况，让咱们能够快速知道你的状况；另一个是被迫查询，只要当需求的时分才来看一下，或许根本就没注意到，没法提早组织或许需求问一圈才知道找谁 来处理问题。
4.2 别单独用餐
有本书叫《别单独用餐》，这是一本讲运营人际关系的书，可是这儿咱们并不是要讲人际关系，只是想用这个标题。
在非正式交流机制中，技能办理者能够常常拉一些同学一同去吃个晚饭，或许喝一顿小酒，都是极好的，听说酒能让人看他人顺眼一点，趁酒意正浓之时，说点掏心窝子的话，相互吐吐槽，倒倒苦水。
这儿就仁者见仁，智者见智，各路神仙，各显神通。
4.3 其它
非正常交流机制除了上面的两种，还包含电子邮件、社交活动、小型聚会等等，不只方法灵活多变，交流时分的内容和方法也比正式交流愈加自由，愈加有利于内部人员分享信息、交流心得、增进感情；也愈加有利于达到内部的统一思维和方针，明晰一同的利益和方向。
5 写在最后
不管交流模式或东西开展到什么程度，面对面交流仍然是不行取代的。 杰出的交流，需求以尊重他人为条件，请认真对待每次交流和反应。
你好，我是潘锦，超越 10 年的研制办理和技能架构阅历，出过书，创过业，带过百人团队，也在腾讯，A 股上市公司呆过一些年头，现在在一家 C 轮的公司担任一些技能方面的办理作业。早年做过 NOI 和 ACM，对前端架构、跨端、后端架构、云原生、DevOps 等技能始终保持着稠密的爱好，平时喜爱读书、思考，终身学习实践者，欢迎一同交流学习。微信大众号：架构和远方，博客： www.phppan.com
